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MAINE's Medicaid Mistakes
Medicaid (Alguma coisa a correr mal!…
MAINE's Medicaid Mistakes
Decisão:
Substituir o antigo sistema de pedidos de apoios e pagamentos de assistência médica (Honeywell) por um novo sistema web-basedPorquê?
Necessidade de um sistema que seja:
- mais seguro,
- mais rápido no processamento dos pedidos de apoios
- rastreia melhor os custos
- informação mais correta sobre o estado dos pedidos
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Erros nas decisões
2. Decisão de construir uma plataforma nova - porquê?
- Das orientações da HIPAA que no sentido de promover a privacidade dos doentes, impõe que os sistemas sejam seguros e limitem o acesso à informação
- O programa Medicai tornou-se mais complexo, sendo necessário disponibilizar ferramentas aos prestadores para verificar a elegibilidade dos doentes e o estado dos seus pedidos, reduzindo o n.º de pedidos de informação
- os agentes estatais sabiam que fazer upgrade ao sistema antigo seria uma tarefa herculeana.
- o sistema antigo (Honeywell) não corresponderia à complexidade e requisitos da HIPAA, nem teria acesso online.
- Os gestores IT concluíram que um novo sistema seria mais fácil e barato de manter
- A equipa IT responsável pelo projeto decidiu que queria um sistema orientado às regras que permitisse ser alterado quando as regras mudassem
- Alguns prestadores de serviços propuseram-se a processar os pedidos em regime de outsourcing, ideia que foi rejeitada
1. Contratar uma empresa sem experiência em sistemas de pedidos Medicaid - porquê?
- O Estado do Maine lançou concurso para um novo sistema.
- No final apenas tiveram duas propostas: Keane ($30 milhões) vs CNSI ($15 milhões)
- A empresa com a proposta mais baixa não tinha qualquer experiência em construir este tipo de sistemas
- A empresa com a proposta mais elevada já tinha alguma experiência neste tipo de sistema e trabalhado com o Estado do Maine
- A falta de concorrentes e a diferença de 100% no preço deveria ter chamado a atenção. São um sinal que os requisitos não eram razoáveis
- Dada a complexidade dos trabalhos, foi um passo em falso
- estavam encurralados: baixo orçamento, baixas receitas, deadline da HIPPA a chegar --> Acharam que 6 meses para refazer requisitos seria demais
3. Decisão de mudar de sistema de um dia para o outro - porquê?
- A mudança de sistema seria feita de forma tempestiva, desliga o sistema antigo e o novo toma o seu lugar;
- Os códigos identificadores teriam de ser mudados para cumprir as orientações HIPAA, e o sistema legado não estaria em condições de reconhecer os novos n.ºs
- O sistema antigo também não lia os formulários eletrónicos dos pedidos;
- Foi descartada a ideia de correr dois sistemas em paralelo por ter um custo elevado e ser complicado
- Havia plano de contingência: Iriam pagar aos prestadores por 2 a 4 semanas se o novo sistema falhasse com base na média de pagamentos
4. Entrada em produção desastrosa, sem testes ao sistema nem formação aos utilizadores
- Após anúncio de que o sistema estaria a funcionar bem, as estatísticas revelaram que cerca de 50% dos pedidos ficavam presos no ficheiro "suspensos", onde ficam os pedidos que não têm erro significativo para ser rejeitado, mas não está correto para ser pago. O sistema estava a suspender pedidos duplicados
- Outros erros começaram a ocorrer em simultâneo
Erros na implementação
Organização
- Equipa da DHS IT subdimensionada e responsável teve medo de pedir mais recursos e mais tempo
- Alterações na estrutura organizacional com a fusão de dois departamentos desviou as atenções para o projeto
- Falta de informação de suporte aos utilizadores e de Formação para quem estava a dar suporte.
Gestão
- 12 meses para implementação (tempo de implementação insuficiente);
- falta de informação de negócio levou empresa fornecedora a tomar decisões sobre requisitos (falta de acompanhamento e monitorização)
- baixo orçamento originou más decisões, e o custo do projeto acabou por aumentar 50%
- Decisões que levaram à redução da qualidade para cumprir o prazo: eliminaram os testes globais
- Não foi efetuada uma avaliação de riscos
Tecnologia
- Problemas de integração derivado de constantes alterações de código associado à mudança das regras de negócio
- Falta de capacidade de armazenamento e de computação
- aumento exponencial da complexidade do sistema antigo para o novo: pe o antigo verificava 3 pontos vs o atual que verifica 13;
Os impactos do Erro
- Os prestadores com os pagamentos suspensos viveram dificuldades sérias, incluindo ter de fechar portas ou pedir empréstimos
- O estado devia $50 milhões aos prestadores, com um backlog de pedidos a atingir os 100.000
- A linha de apoio ou estava impedida ou levava mais de meia hora a ser atendida
- Foi declarada crise financeira
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