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MAPEAMENTO INICIAL/ESTUDO DO CENÁRIO ( 08/04 - 11/04)
Reunião com todos os envolvidos
Separação dos documentos que serão digitalizados
Reunião com Consultoria para entrega dos documentos
CONSULTORIA (11/04 - 06/05)
Classificação dos documentos a serem digitalizados
Descisão do tipo de digitalizadora
MODELO: escaner de mesa - flat bed
Definição da empresa na guarda física dos documentos/Definição da empresa fornecedora do Software
Reunião com diretores/TI para contratação da empresa fornecedora
Reunião com banca avaliadora para aprovação da classificação dos documentos
conversão dos documentos arquivísticos em formato digital
INSTALAÇÃO WEB (06/05 - 15/06)
Análise de Software e recomendações mínimas do hardware para o atendimento ao novo sistema
inventário e classificação dos documentos digitalizados
Número de usuários que utilizarão o sistema/ mapa dos usuários
Análise da infraestrutura, onde ficara os servidores
Piloto 1 - Elaboração do Mock-Up
Reunião para aprovação do Mock-Up
Testes de software, aplicativos, rede, web
Treinamento com os usuários que darão suporte ao sistema
[1° ETAPA]✅
[2° ETAPA]✅
INSTALAÇÕES SERVIDOR
Definição do prazo de circulação
dos documentos
Definição do perfil dos usuários
Definição dos níveis de acesso
Definição da política e do software
de backup
Funcionalidade
do sistema
Velocidade de Transmissão
Gerenciamento do fluxo de
papéis
Trilhas eletrônicas e relatórios
de Gerenciamento
Pesquisa Referência Cruzada
Integração com sistema ERP
da empresa
Reunião com gerente TI para aprovação
do software
Instalação do Software GED no
servidor e estações clientes
Testes dos Softwares
IMPLANTAÇÃO (15/06 - 10/07)
Disponibilizar Manual para operação do sistema
Reunião com RH para elaborar dias/grupo dos treinamentos
Treinamento dos usuários
Instalação do sistema e software necessários em 100% das máquinas (PCs) dos usuários
TESTES DE FUNCIONALIDADE E VELOCIDADE
HARDWARE
SOFTWARE
TESTE DE ESTRESSE
Apresentação e análise dos resultados
ENCERRAMENTO (10/07 - 17/07)
Validar a licença de uso do software
Assinatura do termo de aceite da entrega
Assinatura do termo de aditivo de
contrato