Implantação de Sistema GED
MAPEAMENTO INICIAL
IMPLANTAÇÃO
INSTALAÇÃO WEB
ENCERRAMENTO
INSTALAÇÃO SERVIDOR
CONSULTORIA
Requisitos
Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados
Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares
Digitalização
Indexação
O fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema
Definiçao do local do armazenamento
Definição e contratação da empresa especializada em quarda fisica dos documentos
Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados tratamento arquivístico, a seleção ,a identificação e a organização
Definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado
O processo de digitalização devera ser realizado nas instalações da instituição
Sera considerado finalizada a fase de digitação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servido conforme especificada sua indentificação
Escâneres de mesa
Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder área de escaneamento,ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação
Os documentos em folhas simples podem ser escâneados
Os documentos encadernados não utilizam este dispositivo
Premissas
Treinamentos as pessoas
Equipamentos que suportam o software para a execução das atividades
Requisitos
Hardware
Interface Amigavél
Integração com Erp
Desempenho em rede
Atividades relacionada com o sistema
Realização de testes de estresses e conexões de rede
Critério de Aceitação
Estação de trabalho( computadores para trabalho)
Servidores de banco de dados
Scanners(quantidades e tipos)
Impressoras
Nobreaks
Sistema de backup
Sistema de climatização
Piloto 1
Testes
testes de hardware
testes de software
Testes de estresses do aplicativo
Testes de estresses de rede
Testes de estresses dos hardware de apoio envolvidos
Testes de estresses da web
Parametrizações
Usuários e seus perfis
processo de alerta
Software
Requisitos
Inventàrio e classificação dos documentos
politica de segurança jà estabelecida
Politica de backup já estruturada
mapeamento de processos
o cliente utilizara o software via internet
O sistema deverà customizado e integrado
Integração com erp e crm
Característica/ Funcionalidade
Velocidade de Transmissão
Gerenciamento do fluxo de papeis
os documentos sensìveis ao tempo podem receber uma prioridade alta se expedida atraves do sistema
Estabelecer trilhas eletronicas
Permitir a definição de referencias cruzadas para os documentos
Recuperar documentos de disco òptico
Integração com outros sistemas
Integração com o sistema de erp da empresa
Formatos proprietàrios
flexibilidade
Critèrios de aceitação
Instalação
Instalação
Critèrio de aceitação
Treinamento
Ensinar usuários finais os mecanismo do sistema conforme sua alçada
Treinamento dever ser no local de trabalho
Cada de grupo de usuàrios deve receber instruções necessàrias para assegurar conforto com o novo sistema GED
O tempo treinamento necessàrio irà depender do perfil dos usuaríos em utilizar aplicações
Participação do Rh da instituição no planejamento e administração os treinamentos
Piloto 2
Testes
Testes de hardware
testes de software
testes de estresses do aplicativo
testes de estresses de rede
testes estresses dos hardware de apoio envolvidos
testes de estresses da web
Apresentação e anàlise de resultados
O sistema consegue atingir o objetivo
Qual o numero maximo de transações possível
Se a plataforma de execução se degradar como sistema se comportará
Acompanhamento
Controle de Lincença de uso
Termo de Entrega
Lições Aprendidas
Suporte
Recomendações para melhoria futura
Analise das variações do projeto
Principais problemas enfrentados no projeto
Experiencia nesta àrea do projeto
Contrato
Documentação do contrato
Gerenciar contratos de trabalhos
Solicitações de mudança aprovadas
Informações sobre desempenho do trabalho
Sistemas de pagamentos
Ações corretivas recomendadas
Restrições do contrato
Objetivo
Organizar e Manter a Integridade dos Documentos e/ou Informaçoes
Cronograma
Mapeamento inicial
Consultoria
Instalação web
Instalação de servidor
Implantação
Encerramento
Fatores Criticos de Sucesso
Apoio dos executivos da Instituição
Comunicação e Colaboração de todos os Membros do projeto
Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema
Servidor e hardware compatíveis para o funcionamentodo sistema ged
Partes interessadas
João Carlo: Diretoria
Julia Silva: Diretoria
Joaquim Ferreira: TI
Karla Vasconcelos: TI
Rainer Shumacher: TI
Joana Prado: Engenharia
Jean Oliveira: Consultoria
Isabela Rocha: Consultoria