Implantação de Sistema GED

MAPEAMENTO INICIAL

IMPLANTAÇÃO

INSTALAÇÃO WEB

ENCERRAMENTO

INSTALAÇÃO SERVIDOR

CONSULTORIA

Requisitos

Inventário e classificação dos documentos existentes a serem digitalizados

Será adotado o modelo SaaS modelo de negócio para softwares

Digitalização

Indexação

O fornecedor do software se responsabilizará por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema

Definiçao do local do armazenamento

Definição e contratação da empresa especializada em quarda fisica dos documentos

Antes de iniciar o projeto, devem ter sido realizados tratamento arquivístico, a seleção ,a identificação e a organização

Definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado

O processo de digitalização devera ser realizado nas instalações da instituição

Sera considerado finalizada a fase de digitação com a confirmação que os documentos selecionados constem no servido conforme especificada sua indentificação

Escâneres de mesa

Avaliação da dimensão do item documental que não poderá exceder área de escaneamento,ampliações fotográficas contemporâneas devem estar em bom estado de conservação

Os documentos em folhas simples podem ser escâneados

Os documentos encadernados não utilizam este dispositivo

Premissas

Treinamentos as pessoas

Equipamentos que suportam o software para a execução das atividades

Requisitos

Hardware

Interface Amigavél

Integração com Erp

Desempenho em rede

Atividades relacionada com o sistema

Realização de testes de estresses e conexões de rede

Critério de Aceitação

Estação de trabalho( computadores para trabalho)

Servidores de banco de dados

Scanners(quantidades e tipos)

Impressoras

Nobreaks

Sistema de backup

Sistema de climatização

Piloto 1

Testes

testes de hardware

testes de software

Testes de estresses do aplicativo

Testes de estresses de rede

Testes de estresses dos hardware de apoio envolvidos

Testes de estresses da web

Parametrizações

Usuários e seus perfis

processo de alerta

Software

Requisitos

Inventàrio e classificação dos documentos

politica de segurança jà estabelecida

Politica de backup já estruturada

mapeamento de processos

o cliente utilizara o software via internet

O sistema deverà customizado e integrado

Integração com erp e crm

Característica/ Funcionalidade

Velocidade de Transmissão

Gerenciamento do fluxo de papeis

os documentos sensìveis ao tempo podem receber uma prioridade alta se expedida atraves do sistema

Estabelecer trilhas eletronicas

Permitir a definição de referencias cruzadas para os documentos

Recuperar documentos de disco òptico

Integração com outros sistemas

Integração com o sistema de erp da empresa

Formatos proprietàrios

flexibilidade

Critèrios de aceitação

Instalação

Instalação

Critèrio de aceitação

Treinamento

Ensinar usuários finais os mecanismo do sistema conforme sua alçada

Treinamento dever ser no local de trabalho

Cada de grupo de usuàrios deve receber instruções necessàrias para assegurar conforto com o novo sistema GED

O tempo treinamento necessàrio irà depender do perfil dos usuaríos em utilizar aplicações

Participação do Rh da instituição no planejamento e administração os treinamentos

Piloto 2

Testes

Testes de hardware

testes de software

testes de estresses do aplicativo

testes de estresses de rede

testes estresses dos hardware de apoio envolvidos

testes de estresses da web

Apresentação e anàlise de resultados

O sistema consegue atingir o objetivo

Qual o numero maximo de transações possível

Se a plataforma de execução se degradar como sistema se comportará

Acompanhamento

Controle de Lincença de uso

Termo de Entrega

Lições Aprendidas

Suporte

Recomendações para melhoria futura

Analise das variações do projeto

Principais problemas enfrentados no projeto

Experiencia nesta àrea do projeto

Contrato

Documentação do contrato

Gerenciar contratos de trabalhos

Solicitações de mudança aprovadas

Informações sobre desempenho do trabalho

Sistemas de pagamentos

Ações corretivas recomendadas

Restrições do contrato

Objetivo

Organizar e Manter a Integridade dos Documentos e/ou Informaçoes

Cronograma

Mapeamento inicial

Consultoria

Instalação web

Instalação de servidor

Implantação

Encerramento

Fatores Criticos de Sucesso

Apoio dos executivos da Instituição

Comunicação e Colaboração de todos os Membros do projeto

Conscientização dos usuários finais sobre a importância do sistema

Servidor e hardware compatíveis para o funcionamentodo sistema ged

Partes interessadas

João Carlo: Diretoria

Julia Silva: Diretoria

Joaquim Ferreira: TI

Karla Vasconcelos: TI

Rainer Shumacher: TI

Joana Prado: Engenharia

Jean Oliveira: Consultoria

Isabela Rocha: Consultoria