Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Zaal Reserverings module
A Coggle Diagram about
Interne klant (
- Catering (selecteren door aanvinken)
,
- Business reason (dropdown)
,
- Audiovisuele middelen (selecteren door aanvinken)
,
- Externe bezoekers
,
- Zalen
,
- Selecteren interne mensen (koppeling met E-mail/zoeken als huidig systeem in Outlook/selecteren om direct in agenda interne medewerker te zetten)
,
- E-mail (automatisch)
,
- Afdeling (automatisch)
,
- Naam (automatisch)
,
- Zaaknummer (als business reason op Client costs is/manadatory)
,
- Aantal personen (selecteren on dropdown of los in te vullen)
,
- Datum bijeenkomst (selecteren in kalender)
and
- Tijd bijeenkomst (selecteren in dropdown of los invullen)
),
Hospitality Services (
- HS neemt reservering aan, interne klant krijgt bericht dat hij in ontvangst is genomen
,
- HS plant ruimtes voorlopig in, wel te zien voor Catering & ITSC, ook te zien in bezoeker registratie met melding dat het nog niet definitief is
,
- Dag voor meeting zet HS reservering op definitief
,
- Interne medewerkers krijgen update in agenda dat reservering definitief is met informatie
,
- Bij definitieve meeting automatische externe bezoekers in bezoeker registratie systeem
,
- HS plant overige werkzaamheden in en huurt bijvoorbeeld meubilair, automatisch doorzetten werkzaamheden)
,
Melding wanneer bepaalde reservering niet in ruimte past and
Melding wanneer bepaalde middelen niet in ruimte aanwezig zijn),
Catering (
- In week/maand overzichten zijn de betreffende reserveringen te zien
,
- Cateringmanager kan personeel inplannen en bestellingen plaatsen
and
Wekelijks uitdraai van facturen in excel overzicht),
HS/Bezoekerregistratie,
Interne klant (
Interne klant krijgt bevestiging dat zijn reservering in behandeling genomen and
Wanneer reservering definitief krijgen alle interne medewerkers een update van de reservering in hun agenda),
IT Service Centre (
ITSC krijgt automatisch e-mail wanneer benodigde apparatuur niet in gereserveerde zaal aanwezig is),
Facility Services (
FS krijgt automatisch melding in werkorder module wanneer gehuurde materialen geplaatst moeten worden, wanneer ze weggehaald kunnen worden of als er andere werkzaamheden zijn) and
Aandachtspunten/mogelijkheden
- aangeven wanneer er een no show is
- late annulering aangeven
Rapportages:
- Bezettingsgraad intern/extern
- Aantal no Shows
- Alvast doorbelasting invoeren en mogelijk maken voor in de toekomst